举办会议活动时需注意哪些方面？

为保证会议有序进行，提高会议质量，规范参会人员行为，主办方和策划公司应尽快制定详细方案，并列出名单告知参会人员。一些主要环节需要多加注意。以下是黄山市有风会展服务公司为您列出的一些注意事项：

  1、会议指定车辆乘车期间，与会代表请随身携带代表证，并在指定车辆乘车，不要随意换乘车辆，有特殊要求的请及时与会务组联系;

  2、会议期间，请遵守会议时间安排，互相提醒、互相照应，并听从工作人员的引导;

  3、会议期间，请保管好自己的随身物品，不要将贵重物品存放在车上;

  4、会议期间，如有特殊情况不能参加集体活动，需要暂时离会的，请及时通知会务组;

  5、会议结束后，仍需逗留并需要提供帮助的，请与会务组联系。

  会议组织工作是会议召开的重要环节，很多小细节都体现在会议组织上边，因此在做会议组织工作时应注意的事项有以下几点：

  一、开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

  二、要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。

  三、为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。

  四、尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。

  五、根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题。

  六、根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。

  七、会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。

  八、会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。

  九、会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。

  十、注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。