会议准备需要注意事项
发布日期:2023-06-25 浏览次数:438
不管是企业,学校还是政府单位,每年大大小小的会议都不计其数。想要办好一场会议,会议前的准备工作必不可少。黄山市有风会展服务有限公司就凭借多年的会议举办经验,告诉您会议前有哪些准备工作是必须要做的。
1.考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选,怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当;会议需要什么辅助器材,由谁负责;会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作,才能保证会议地顺利进行与圆满结束。
2.会议场所的选择有很多种,常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。
3.用文字记录会议的相关事项
在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以须把工作做细致。